Medidas para melhorar a execução de processos de contas a pagar e receber
Ineficiências nas operações da tesouraria
Falhas frequentes na operação da tesouraria
Medidas para melhorar a execução de processos de contas a pagar e receber
Os processos de contas a pagar e receber formam o núcleo da tesouraria das organizações. Independentemente de seu porte ou setor de atuação, todas as organizações têm processos de contas a pagar e receber que tendem, por diversos motivos, a funcionar de forma insatisfatória.
As medidas seguintes se destinam a melhorar a execução dos processos de contas a pagar e receber, sob os aspectos de confiabilidade, velocidade de execução e custo operacional.
1. Restringir ao máximo a utilização de procedimentos excepcionais.
Todo procedimento excepcional gera perda de eficiência pois requer um tratamento especial, gerando um custo adicional.
2. Buscar a padronização de procedimentos.
A padronização de procedimentos elimina situações atípicas que são grandes consumidoras de recursos operacionais. Quanto mais uniformes forem os procedimentos de contas a pagar e receber melhor será o funcionamento dessas áreas. Essa recomendação é decorrente daquela contida no item anterior.
3. Reduzir erros para evitar o retrabalho.
Todo erro implica em algum tipo de retrabalho com impactos sobre o tempo de execução e custo final. Assim, reduzir erros, ainda que à primeira vista possa implicar em perda de velocidade na execução, acaba tendo um resultado final melhor.
4. Fazer um inventário estatístico dos erros de operação e suas causas.
É importante conhecer os principais erros operacionais de contas a pagar e receber na organização, além de buscar a identificação de suas causas. Com essas medidas, é possível encontrar as soluções mais indicadas.
5. Buscar continuamente a simplificação em todos os processos de pagamento e recebimento.
Simplificação das atividades de pagamento e recebimento devem ser buscadas continuamente por todos aqueles envolvidos no processo de contas a pagar e receber. Essa medida vai muito além da informatização e contém um imenso potencial para aumento da velocidade operacional e de redução de custos.
6. Limitar as datas para realização de pagamentos a fornecedores.
Esse procedimento dá mais racionalidade ao processo de contas a pagar e contribui para melhorar as previsões para o fluxo de caixa.
7. Restringir a realização de pagamentos urgentes.
É muito recomendável a limitação de pagamentos urgentes, prática nefasta, mas bastante disseminada nas organizações. Progressivamente, eles podem ir sendo reduzidos sem maiores consequências para o funcionamento da organização.
8. Usar a conciliação bancária eletrônica juntamente com processos recebimento bem organizados.
A conciliação bancária eletrônica, realizada pelo sistema ERP será muito agilizada quando a quantidade de lançamentos de origem desconhecida (depósitos de terceiros, principalmente) nas contas correntes for reduzida. Para isso, é necessária a adoção de procedimentos bem planejados de recebimento.
Ineficiências nas operações da tesouraria
As principais ineficiências nas operações da tesouraria são comentadas a seguir. Muitas vezes elas ocorrem em conjunto, o que torna mais forte seu efeito negativo.
1. Incapacidade de prever o fluxo de caixa
Esta é a mais frequente das ineficiências da Tesouraria. Tem consequências operacionais porque afeta a qualidade do trabalho na área financeira e também consequências financeiras, pois obriga a empresa a trabalhar com maior estoque de aplicações financeiras de curtíssimo prazo que tem uma rentabilidade muito baixa ou maior estoque de crédito de curto prazo de custo elevado. O efeito negativo da incapacidade de prever o fluxo de caixa sobre a otimização financeira tem o mesmo efeito negativo sobre o resultado financeiro que incapacidade de previsão da demanda por estoques, induzindo à manutenção de estoques elevados, tem sobre o custo operacional.
2. Inadequada tomada de decisões sobre administração de caixa
A gestão clássica de administração de caixa visa ter disponibilidade financeira imediata para atender a qualquer demanda que venha a surgir, ainda que o fluxo de caixa não tenha a dificuldade de previsão mencionada no tópico anterior. Entretanto, essa postura gera aumento de custo financeiro ou perda de receita financeira. Outra ineficiência na administração de caixa é não explorar o potencial de ganho mútuo nas operações de antecipação de pagamentos junto a fornecedores ou retardamento de recebimento de clientes. A grande diferença entre as taxas de captação e aplicação no mercado financeiro brasileiro gera oportunidades de ganhos significativos para a
organização com boa situação financeira.
3. Pouca agilidade no processamento de transações
Esta ineficiência pode ser causada por estruturação inadequada dos processos de pagamento, recebimento e outros, falhas na informatização ou ainda uma combinação dos dois. Suas consequências são a elevação do custo operacional das atividades da tesouraria, além de efeitos negativos sobre a imagem da organização. Essas desvantagens não são compensadas por eventuais ganhos no aumento da confiabilidade operacional.
4. Processo de pagamento e recebimento ineficientes.
Tentativas erradas de melhorar a agilidade no processamento de transações podem conduzir a processos de pagamento e recebimento ineficientes. São caracterizados por erros e retrabalho e perda de confiabilidade operacional. Também mudanças frequentes de rotinas operacionais sem o necessário treinamento do pessoal envolvido podem causar a ineficiência dos processos de pagamento e recebimento.
5. Rentabilidade insatisfatória dos investimentos de curto prazo.
Embora as aplicações financeiras de curto prazo sejam normalmente de baixa rentabilidade, esta pode ser melhorada, principalmente com a diminuição de sua liquidez. Durante anos, o sistema financeiro brasileiro não operou segundo o conceito de “yield to maturity” onde o investidor requer um retorno maior para aplicar seu dinheiro por prazo mais longo. Com a mudança desse quadro, causado principalmente pela internacionalização das práticas financeiras no país, muitas organizações permaneceram no padrão antigo, não dando muita importância à questão dos prazos das aplicações financeiras e com isso continuaram com a rentabilidade insatisfatória, já sem justificativa.
Falhas frequentes na operação da tesouraria
Na maioria das organizações uma série falhas ocorrem frequentemente na operação da tesouraria. Elas provocam estrangulamentos operacionais com reflexos negativos sobre a eficiência da tesouraria, principalmente a redução de produtividade.
As principais dessas falhas são comentadas a seguir.
Controle inadequado de depósitos de terceiros nas contas da empresa.
Falhas no controle de depósitos de terceiros nas contas das empresas geralmente ocorrem quando são concedidas muitas opções de pagamento aos clientes da empresa e a comunicação com estes não é satisfatória. Com o continuado avanço da tecnologia e do processamento bancário, esse problema deverá ser bastante reduzido. Enquanto isso não ocorre, a solução é melhorar o fluxo de informações entre as área comercial e financeira da organização e explorar todo o potencial de informações dos serviços bancários.
Conciliação bancária com muitas pendências.
Excesso de pendências na conciliação bancária é um indicador seguro de que é grande o número de eventos financeiros fora de padrão e que por isso não são capturados pelos sistemas informatizados de apoio à tesouraria. Podem ter origem em falhas na implantação do sistema de controle financeiro ou em mudanças nos processos de pagamento ou recebimento. Se o problema não tiver sido causado pelo sistema de controle financeiro, serão necessárias mudanças nos procedimentos financeiros para resolvê-lo.
Insatisfatório controle da inadimplência de clientes.
Falhas no controle da inadimplência podem surgir em decorrência de causas variadas sendo as mais comuns a passividade da área de cobrança, inadequação do sistema de controle financeiro. O aprimoramento do fluxo de informações entre as áreas comercial e financeira da organização é um passo importante para a eliminação ou redução desse tipo de falha.
Recebimento tardio de documentos de cobrança emitidos por fornecedores.
A principal causa desse problema é o fato de algumas organizações, além de conviverem com seu descontrole interno, também tentam exportá-lo para seus clientes, contando com a tolerância por parte destes. Outra possível causa para o problema é falta de procedimentos claros de pagamento por parte da organização compradora. A solução para os dois casos é a busca deliberada da correção dos desvios, independente da origem.
Pouca padronização dos processos de pagamento
Processos de pagamento pouco homogêneos, gerando excessiva demora para sua liquidação ocorrem devido a estruturação ineficiente do processo de contas a pagar. Multiplicidade de sistemas informatizados de apoio às operações da tesouraria e mudanças frequentes das rotinas de pagamento são as causas mais frequentes do problema. A solução costuma ser trabalhosa e pode requerer exaustivo trabalho de mudanças nos processos de pagamento.
Grande número de pagamentos urgentes.
Excessivo número de pagamentos urgentes é sinal de que as demandas das áreas pagadoras têm prioridade sobre a boa operação da área financeira. A solução requer negociação e principalmente capacidade de articulação e de convencimento por parte da tesouraria para demonstrar as perdas operacionais e financeiras com os pagamentos urgentes.
Fluxo de caixa com alta margem de erro
As causas para esse problema são bastante variadas, mas sempre refletirão a inexistência de adequado nível de cultura de planejamento nos vários setores da organização. A tesouraria isoladamente não conseguirá resolver o problema. Assim, precisará demonstrar e convencer seus pares sobre a importância da qualidade das informações geradas para o fluxo de caixa.
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